DEFTER TUTMA SORUMLULUĞU

1. Defter Tutma Sorumluluğu: Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Devlet harcamalarının karşılandığı, en büyük kaynak vergidir. Vergi para demektir. O halde kazanç elde eden bütün gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir.

Bu nedenledir ki Vergi Usul Kanunumuz içinde ticari defter ve belgeler önemli yer tutmaktadır. (171-242. maddeler arasındaki toplam 72 madde ticari defter ve belgeler ile ilgili düzenlemeleri kapsar.) Defter tutma olayını bir de defter tutan kişi yönünden ele alırsak; Ticari defterlerini ticari belgelere dayanarak yasaların istediği şekilde tutan bir işletme sahibi, defterde yer alan kayıtlara bakmak suretiyle:

- İşletmesinin kar-zarar durumunu öğrenir,

-Satacağı malların maliyet fiyatını, dolayısıyla satış fiyatını bilir,

-İşletmesi ile ilişkisi olan kişilerle, arasındaki borç alacak tutarlarının ne olduğunu öğrenir,

-Devletine ödeyeceği vergi tutarını bilir,

- İstatistiksel bilgi elde eder,

- Önceki dönemlerle içinde bulunduğu dönemi karşılaştırma imkanı bulabileceğinden işletmesinin verimini arttırıcı kararlar alır,

-Anlaşmazlık durumunda bu defter ve belgelerini ispat aracı olarak gerekli mercilere sunar.

2. Defter Tutacaklar: Kimlerin ticari defter tutmak zorunda olduğu VUK’ un 172. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre: Ticaret ve sanat erbabı: Ticari kazanç elde eden gerçek kişi tacirlerdir. Ticaret şirketleri: Gerçek ya da tüzel kişilerin bir araya gelerek TTK hükümleri çerçevesinde oluşturmuş oldukları ortaklıklar. İktisadi kamu müesseseleri: Devlete, özel idarelere, belediyelere ve diğer kamu idare ve kuruluşlarına ait ve tabi olup faaliyetleri devamlı bulunan ticari, sınai ve zirai işletmeler. Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler: Dernek ve vakıflara ait veya bağlı olan işletmeler. Serbest meslek sahipleri: Ticari mahiyette olmayan işleri, bir işverene bağlı olmadan, kendi nam ve hesabına yapan, ilmi, mesleki bilgisi ile para kazanan kişilerdir. Çiftçiler: Zirai faaliyetle uğraşanlar. Defter tutmak zorundadırlar. 3. Defter Tutmayacaklar: Yukarıda belirttiğimiz kişi ve kuruluşlardan, VUK ‘un 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari defter tutmak zorunda değillerdir. Bu şartlar kanunda şu şekilde sıralanmıştır. Gelir vergisinden muaf olan esnaf: İşyeri açmadan, işçi çalıştırmadan, pazar takibi yapmadan, motorlu araç kullanmadan değeri yüksek olmayan malları kendi adına üreten ya da alıp satan kişiler gelir vergisinden muaf oldukları için ticari defter tutmazlar. Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler: Gelir Vergisi Kanunumuzun 54. maddesinde belirtilen işletme büyüklüklerini aşmamış olan çiftçiler stopaj yoluyla vergilendirildikleri için ticari defter tutmazlar. Gelir vergisi kanunumuza göre kazançları basit usulde tespit edilenler: Ticari kazançları basit usulde vergilendirilenler ticari defter tutmazlar. Basit usulde vergilendirilmek için Gelir vergisi kanunumuzun 47 ve 48. maddelerinde belirtilen genel ve özel şartları taşımak gerekir. Kurumlar vergisinden muaf olan: - İktisadi kamu müesseseleri - Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler Genel olarak kamu idare ve müesseseleri tarafından genel insan ve hayvan sağlığını koruma amaçlı, toplumsal amaçlı, eğitim amaçlı işletilen kurumlar, dernek ve vakıflara ait olup bakanlar kurulunca vergi muafiyeti tanınan vakıflar olup Kurumlar vergisi kanunumuzun 4. maddesinde detaylı olarak belirtilmiştir. Bu müessese ve işletmeler de ticari defter tutmazlar. Yukarıdaki istisna hükümlerinin gelir veya kurumlar vergilerinden muaf olmakla beraber diğer vergilerden birine tabi olanlar bu muafiyetin dışındadır. 4. Tutulması Zorunlu Defterler: Tüccarlar defter tutma bakımından iki sınıfa ayrılmıştır. (VUK madde 176) Her sınıfın defter tutma şekli ve tutmuş olduğu defterler birbirinden farklıdır. Buna göre; - Birinci sınıf tüccarlar Bilanço esasına göre, - İkinci sınıf tüccarlar ise İşletme hesabı esasına göre defter tutarlar. 4.1. Birinci Sınıf Tacirin Tutması Gereken Defterler: Bilanço usulüne göre defter tutması gereken birinci sınıf tacirlerin kimler oldukları Vergi Usul Kanunumuzun 177. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre 2014 yılı için: 2014 Yılı Bilanço hesabı esasına göre defter tutma hadleri (Madde 177): 1- Yıllık; - Alış tutarı 150.000 TL - Satış tutarı 200.000 TL 2- Yıllık gayrisafi iş hasılatı 80.000 TL 3- İş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 150.000 TL Güncel defter tutma hadleri >>>>> Birinci sınıf tüccar sayılıp bilanço esasına göre aşağıdaki defterleri tutarlar: - Yevmiye defteri - Büyük defter (Defteri kebir)  - Envanter defteri 4.2. İkinci Sınıf Tacirlerin Tutması Gereken Defterler: - 177. maddede yazılı olanların dışında kalanlar. - Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilenler. - Yeni işe başlayan tüccarlar iş hacimleri, yani alım satım ölçüleri belli oluncaya kadar İkinci sınıf tacir sayılırlar. Ve İşletme hesabı esasına göre "İşletme Hesabı Defteri" adı verilen ticari defteri tutarlar. (VUK madde 178) 5. Serbest Meslek Erbabının Tutması Gereken Defterler (VUK madde 210): Serbest meslek sahiplerinin ticari mahiyette olmayan işleri, bir işverene bağlı olmadan, kendi nam ve hesabına yapan, ilmi, mesleki bilgisi ile para kazanan kişiler olduğunu daha önce belirtmiştik. Bu kişilerden; Gelir vergisi kanunumuzun 18 maddesinde belirtilen kişilerin (Yazar, çevirmen, heykeltıraş, ressam, bestekâr, mucit, bilimsel araştırma ve inceleme yapanlar gibi) kazançları gelir vergisine tabi olmadığı için ticari defter tutmalarına gerek yoktur. Diğer serbest meslek sahipleri ise (GVK madde 66) kendi adına bir iş yeri açmış doktor, avukat, muhasebeci, mühendis, mimar gibi kişiler ise gelir ve giderlerini "serbest Meslek Kazanç Defteri" adı verilen ticari deftere işlerler. Doktorlar diledikleri takdirde, serbest meslek kazanç defterindeki bilgileri protokol defterinde gösterirlerse ayrıca Serbest meslek kazanç defteri tutmayabilirler. Ayrıca noterlerin; kendi resmi defterleri vardır. Bu nedenle noterlerin ayrıca serbest meslek defteri tutmalarına gerek yoktur. Avukatlar da kazançlarını serbest meslek defterine kayıt eder. Ancak Avukatlık Kanununa göre avukatlık ortaklıkları; iş ve dava defteri, pay defteri, karar defteri, gelir gider defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar. 6. Çiftçilerin Tutması Gereken Defterler: Gelir Vergisi Kanunumuzun 54. maddesinde belirtilen: - İşletme büyüklüğünü aşan, - Bir biçerdövere veya bu mahiyetteki bir motorlu araca sahip olan, - On yaşına kadar ikiden fazla traktöre sahip olan çiftçiler gerçek usulde vergilendirilirler. Dolayısıyla bu şartları taşıyan çiftçiler defter tutmak zorundadırlar. Bu şartları taşımayanların defter tutmasına ve beyanname vermelerine gerek yoktur. Defter tutması gereken çiftçi önceden bildirmek kaydıyla isterse bilânço esasına göre defter tutar (Yevmiye, Defter-i kebir, Envanter ve Bilânço defteri) İsterse de İşletme Hesabı Esasına göre “Çiftçi İşletme Defteri” adı verilen defteri tutar. Bilânço usulünü seçenler iki yıl geçmedikçe bu usulden dönemezler. 7. Diğer Defterler: Yukarıda saydığımız tüm defterlerin yanı sıra ayrıca, sürekli imalat işiyle uğraşanlar "imalat defteri", depo işletenler "Ambar Defteri", banka, banker ve sigorta şirketleri "Banka ve Sigorta İşlemleri Vergisi Defteri", yabancı nakliyat kurumları veya Türkiye’deki temsilcileri "Hasılat Defteri" tutmak zorundadırlar. 8. Defter ve Belge Temini: VUK'ta belirtilen ve tutulması zorunlu olan ticari defterler, elektronik ortamda tutulacak ise müteharrik yapraklı defter şeklinde, elle tutulacak ise normal ticari defter şeklinde piyasadan temin edilebilir. Kullanılabilmeleri için ise mutlaka noter tasdik işleminin yapılması gerekir. Bu tasdik işleminin yapılma zamanı ve şekli, izleyen öğrenme faaliyetinde detaylı olarak ele alınacaktır. Ticari defterlere kayıtta esas olan ticari belgeler ise Maliye Bakanlığının anlaşma yaptığı matbaalardan temin edilebildiği gibi noter tasdiki sureti ile de temin edilebilir. 8.1. Anlaşmalı Matbaalardan Belge Temini: Bakanlıkça kullanılması zorunlu hale getirilen ve ticari defterlere kayıtta esas alınan ticari belgeler; fatura, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, gider pusulası, yazar kasa fişi, giriş ve yolcu taşıma biletleri, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listesi gibi belgelerdir. Bu belgeler mükellefin bağlı olduğu vergi dairesinin il sınırları içinde kalan maliye bakanlığının anlaşma yaptığı matbaalarda bastırılır. Matbaa işletmesi siparişi aldığı tarihten itibaren 15 gün içinde belgeleri basıp teslime hazır hale getirir. Belgelerin hazır hale geldiği tarihten itibaren mükellef tarafından bir ay içinde alınmayan belgeler matbaa işletmesi tarafından defterdarlığa bildirilir ve durum tutanakla tespit edildikten sonra basılan belgeler kesilerek iptal edilir. Basılan belgelerin teslim ve iptal işlemlerinde düzenlenen tutanaklar mükelleflerin dosyalarına konulur. Matbaa işletmecileri basımı ve dağıtımını yaptıkları belgelere ilişkin olarak bilgi formunu internet ortamında düzenleyip Bakanlığa bildirmek zorundadırlar. 8.2. Noter Tasdiki Sureti İle Belge Temini: Anlaşmalı matbaaların dışındaki matbaalarda bastırılmış olan ticari belgelerin kullanılabilme için VUK’ un ilgili hükümlerinde belirtilen bilgileri taşıması ve noter tasdikinin bulunması zorunludur. Noter, tasdik etmiş olduğu ticari belge koçanının arkasına 2 nüsha halinde düzenlemiş olduğu "VUK uyarınca mükellefler tarafından kullanılan belgelerin tasdikine ilişkin Bilgi Formu" nun bir nüshasını yapıştırır. Diğer nüshasını ise mükellefin vergi dairesine gönderir. İktisadi kamu kuruluşları, İl özel idareleri, belediyeler ve köyler ile bunlar tarafından kurulan, işletilen müessese ve işletmeler kullanacakları belgeleri, VUK ilgili hükümlerinde belirtilen bilgileri taşıması kaydıyla anlaşmalı matbaa dışındaki matbaalara bastırabilirler. Ancak bu şekilde belge bastırılması halinde belgenin üzerine "VUK yönetmelik hükümlerine tabi değildir" ibaresinin yazılması zorunludur. 8.3. Meslek Odalarından Belge Temini: Basit usulde vergilendirilen mükellefler, hasılatları ile ilgili olarak Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, perakende satış vesikaları ve ilgili mevzuatta sayılan diğer belgeleri düzenlemek ve kullanmak zorundadırlar. Buna göre; - Basit usule tabi mükelleflerin kullandıkları belgeler ve zarflar sadece Türkiye Esnaf ve Sanatkarları Konfederasyonu (TESK) tarafından bastırılmaktadır. - Bu mükelleflerin kayıtları ister odalar bünyesinde oluşturulan muhasebe bürolarında tutulsun, ister kendileri tutsun, belgelerini bağlı oldukları oda veya birlikten temin edeceklerdir. - Mükelleflerin bulunduğu yerde bağlı oldukları oda veya birlik yoksa veya bulunduğu yerde bağlı olacağı oda veya birlik kurulmamış ise; en yakın oda veya birliğe veya karma odaya kayıt yaptıracaktır. Belgelerini de kayıt yaptırdığı bu odadan temin edeceklerdir.