İşin sırrı mizanda

Baştan söylemekte fayda var. İş bu yazı, yoğun düzeyde teknik detaylar içermektedir.

Öncelikle mizanı oluşturan kavram ve olguları, ardından mizandan elde edilen tabloları geniş bir şekilde ortaya koyacağız. Son olarak bilanço ve gelir tablosu gibi temel finansal tablolarda gözükmeyen, ancak ve ancak mizanı incelediğimizde fikir sahibi olabileceğimiz incelikli konuları göz önüne sereceğiz.

İşletmelerin varlıklarında ve bu varlıkların kaynaklarında değişme yaratarak mali nitelikte ve para ile ifade edilen işlemlere ait bilgiler hangi kişi veya kurumların ilgi alanına giriyorsa, haliyle bu kişi ve kurumlar muhasebe ile temas etmek durumunda kalacaklardır.

İnsan hafızası tüm sosyal vakaları hatırında tutamadığı gibi, daha karmaşık ve hata yapmaya müsait olan ticari olayları ve bunların yekünlerini de hıfzetme imkânına sahip değildir. Bu acziyet, muhasebe ilmine duyulan gereksinimin sürekli olmasını sağlamıştır. Başka bir ifadeyle; insan hafızası tüm ticari işlemleri belli bir sistematik içerisinde depolayamadığı sürece muhasebe ilmine ve muhasebeciye olan gereksinim bitmeyecektir. Tabi ticari ilişkilerin kriminal olmadığı ve mali hafızanın değer kattığı gelişmiş ekonomilerden söz ettiğim anlaşılmıştır sanıyorum.

Ekonomi geliştikçe işletmelerin ticari işlem sayısı da artarak, yevmiye defterinden (bakkal defteri) farklı bir yapı geliştirilmesini zorunlu kılmıştır. Bu ihtiyaçtan ortaya çıkan defteri kebir sistemi ise, beraberinde hesap olgusu ve çift ayaklı kayıt ile eş zamanlı kayıt sistemi zorunluluğunu ortaya çıkarmıştır. Fikir vermesi açısından şunu belirtmekte fayda var ki, adı geçen bu sistem ortaya çıkalı 500 sene olduğu gibi, 250 yıl evveline dayanan sanayi devrimi ile bugünkü halini almıştır.

Kavramlar

Makalemizde adı geçen ve finansal tablolar ile ilişkili kavramların muhasebe bilimindeki açıklamalarına bakalım.

Kod; kısaca ondalık sayı sistemi diyebiliriz.

Hesap, tüm muhasebe işlemlerine ait giriş çıkışların, Tek Düzen Hesap Planı'nda belirlenmiş isim ve kod numaralarında tasnifli bir şekilde takip edildiği çizelgelerin her birine hesap denir. Hesapların yardımıyla aynı özelliklere sahip varlık-borç, gelir-gider kalemleri tek bir başlık altına toplanarak tasnifli bir sonuç üretilir.

Muhasebe tekniğinde ‘hesap’ kavramını duyan her borsa yatırımcısının aklına, bilanço ve gelir tablosunda yukarıdan aşağıya sıralanan kalemler gelmelidir.

Hesap; muhasebe teorisinin tarihsel gelişimi incelendiğinde muhasebede temel ögenin hesap kavramı olduğu görülür. Bu kavramın en önemli özelliği; muhasebenin sınıflandırma işlevini yerine getirmede önde gelen bir araç olmasıdır.

Kısaca, adına ‘hesap’ denilen bu çizelgeler olmasaydı, hiçbir şirketin kasa, banka, stok kalemleri, demirbaşları, alacak ve borçları, sermaye tutarları veya kâr zararını tespit etme şansımız olmazdı.

Bir şirketin bütün muhasebe hesaplarını bir araya getirdiğinizde mizan dediğimiz tasnifli tabloyu elde ederiz. Şöyle ki, şirketlerin mal veya hizmet satın aldığı tedarikçilerin her birisi, muhasebe sisteminde açılması gereken bir hesaba tekabül eder. Yine bir işletmenin mal veya hizmet sattığı tüm müşteriler için en az bir adet hesap açılması gerekir. Benzer şekilde bir şirketin herhangi bir bankadaki herhangi bir para biriminden herhangi bir hesap numarasıyla açılmış tüm hesapları için, muhasebe sistemi yani mizan yani hesap planı içinde yer alacak bir hesap kullanılır. Aksi halde, firmamıza mal satanlara karşı borcumuzu, müşterilerimizden alacaklarımızı veya bankada paralarımızı takip etmemiz olanaksız ve zahmetli olurdu.

Hesap Planı; bütün hesapların bir düzen ve plan çerçevesine oturtulduğu ana çatıyı ifade eden yasal çerçevesi çizilmiş olgudur.

Her şirkette binlerce sayıya ulaşan hesapları birbirine karıştırmamak, aynı sektörde faaliyet gösteren farklı şirketlerin mali bilgilerini karşılaştırabilmek ve muhasebenin temel fonksiyonlarından olan ‘raporlama’ işlemini tüm ülkede tek bir çatı, plan dahilinde düzenlemek amacıyla oluşturulan sisteme ise Tek Düzen Hesap Planı (TDHP) adı verilmiş olup, bu düzene uyulması yasalarla mecburi kılınmıştır.

Tek Düzen Hesap Planı düzenlemesi; bilanço usulünde defter tutan gerçek ve tüzel kişilere ait teşebbüs ve işletmelerin faaliyet ve sonuçlarını sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, mali tablolar aracılığı ile ilgililere sunulan bilgilerin tutarlılık ve mukayese edilebilirlik niteliklerini koruyarak gerçek durumu yansıtmasının sağlanması ve işletmelerde denetimin kolaylaştırılması amacıyla yapılmıştır.

Mizan; yukarıda açıklanan TDHP’da yer alan tüm hesapların, kümülatif giriş ve çıkışları ile kalan bakiyelerini alt alta, hesap hesap gösteren çizelgedir. Kısaca muhasebenin raporlama fonksiyonunun başladığı yerdir.

Mizan kavramını biraz daha açalım.

Mizan Cetveli nedir?

Bir şirkette gerçekleşen her maddi olay, öncelikle günü gününe yevmiye defterine işlenir. Ardından, tarihsel bazda kaydı tutulan bu işlemler ‘hesap’ dediğimiz kalemler altında sınıflandırılır. İşte bu tasnifleme işlemi sonrası tüm muhasebe kayıtları mizan cetveli üzerine aktarılarak özetlenmiş olur.

Mizan denildiğinde anlamamız gereken; çıkarıldığı tarih itibarıyla çalışmış tüm hesapların kümülatif borç ve alacak toplamları ile kalan bakiyelerini Tek Düzen Hesap Planında gösterilmiş sıralama usulüne göre özetlemektir.

Bu işlem aynı zamanda tüm finansal işlemlerin sonucunu ifade eder. Zaten bundan sonra muhasebe biliminin son fonksiyonu olan raporlama yani mali tabloların hazırlanmasına geçilir.

Bu açıklamalarımızı şu şekilde formülüze edebiliriz.

Muhasebe İlminin Fonksiyonları

1.)    1.)   Kayıt etme (Recording): İşletmelerdeki finansal olayların günlük olarak kaydedilmesi.

2.)    2.)   Sınıflandırma (Classifying): Günlük olarak kayıt edilen işlemlerin ‘hesap’ kalemleri altında tasnif edilmesi.

3.)    3.)   Özetleme (Summarizing): Sınıflandırılmış tutarların mizan cetveli üzerine aktarılarak özetlenmesidir. Mizan oluşturma işlemine literatürde raporlama denildiğini de görmekteyiz.

4.)    4.)   Raporlama (Reporting): Raporlama tarihine kadar gerçekleşmiş, kayıt edilmiş, tasnif edilmiş ve özetlenmiş tüm maddi olayların bilanço ve gelir tablosu başta olmak üzere mali tablo haline getirilmesisürecini ifade eder.

Mizanın düzenlenmesi

Şimdi anlatacaklarımı gözünüzde canlandırmaya çalışın lütfen. İster sanayici isterse ticari bir şirket olsun. Gün içerisinde gerçekleşen, hammadde veya mal alımı, üretim faaliyeti, pazarlama ve satış işlemleri, elektrik, su, akaryakıt benzeri masraflar, kredi alımları, tedarikçilere veya personele yapılan ödemeler ve aklınıza gelebilecek her türlü parayla ifade edilebilecek işlem mutlaka muhasebe servisleri tarafından günlük olarak kayıt edilir. Bu kaydetme işlemi esnasında çerçevesi yasal olarak belirlenmiş ‘hesap kod’ları ve isimleri kullanılır.

İşte mali tablonun kapsadığı zaman aralığı içerisinde gerçekleşmiş her işlem sistematik bir düzen içerisinde “hesap” dediğimiz kalemler altında tasnife tabi tutulur. Sonra bu hesap kalemlerinin toplamları ve bakiyeleri mizana aktarılır.

Mesela, raporlama tarihine kadar Akbank Üsküdar şubesine yatan tutarların yekünü borç toplam sütununa yazılır. Yine bu hesaptan gerçekleşmiş tüm çıkışlar toplanır ve alacak sütununa aktarılır. Sonuç itibariyle hesapta kalan tutar ise bakiye bölümüne yazılarak bir hesabın mizana aktarılma işlemi tamamlanmış olur.

Şimdi bir örnek yardımıyla konuyu daha anlaşılır hale getirelim.

Daha önce değindiğimiz üzere muhasebe sistemi gereği, bir hesaba yapılan girişler o hesabın borç tarafına kayıt edilir. Tam tersi durumlarda yani bir hesaptan çıkış olduğu takdirde ilgili hesabın alacağına kayıt yapılır.

Örneğimizde,03.03.2014 tarihinde tescil edilerek 100.000 TL. sermaye ile iki ortaklı bir şirket kurulmuş olsun. Bu şirketin ortakları 05.03.2014 tarihinde taahhüt ettikleri sermaye tutarlarını bankaya yatırsınlar.

Şirket tüzel kişiliği, 08 Mart tarihinde banka hesabında bulunan parayla ticari mal alsın. Birim fiyatı 3.000 lira değerinde 30 adet bilgisayarı, yarısı peşin yarısı ise vadeli bir şekilde satın alsın. Aynı şekilde pazarlama faaliyetinde kullanmak üzere 60.000 lira tutarında bir adet araç satın alsın. Bu aracın bedelini ise banka kredisi yoluyla ödemiş olsun.

Ertesi gün aynı banka şubesinden bir takım ödemeler için şirket kasasına 7.000.-TL.’nin çekilmiştir. Ancak bu paranın tamamı masraflar için kullanılacağına yanlışlıkla tekrar banka hesabına yatırılmıştır.

(Profesyonellere bir not: Kuruluşun tahakkuk kaydı, KDV ve faiz işlemi ihmal edilmiştir.)

Bu andan itibaren başka bir işlem olmadığını kabul ederek, günlük muhasebe kayıtlarından başlayarak şirketimizin mizan cetvelinin nasıl oluştuğuna bakalım.

 Şimdi bu örnekteki öznelerin her birisi yukarıda hesap olarak tanımladığımız kaleme karşılık gelmektedir. Başka bir ifadeyle bu örnek olayda adı geçen her özne bir hesaba karşılık gelmek zorunda olup mali tabloların birinde mutlaka yer alacaktır.

Evet, öncelikle bu kalemleri tek tek tespit edelim.

Şirketin kuruluşunda adı geçen ‘sermaye hesabı’nı dikkate almalıyız. Ortaklar bankaya para yatırdığını göre ‘bankalar hesabı’, satmak amacıyla ürün alındığına göre ‘ticari mallar hesabı’, bedelin peşin ödenen kısmı ‘bankalar hesabı’, vadeli kısmı için ise ‘satıcılar hesabı’, yine araç alındığına göre ‘taşıtlar hesabı’, yabancı finansman kullanıldığından dolayı ‘banka kredileri hesabı’ ve son olarak bankadan kasaya para çekildiği ve geriye götürüldüğü için ‘bankalar hesabı’ ve ‘kasa hesabı’ kullanılmış olmalıdır.

Yukarıda yer verilen her maddi olay, günlük bazda kayda alınır demiştik. Muhasebenin ‘kayıt etme’ fonksiyonu içerisindeki bu işlemlerin teknik detaylarına yer vermeye gerek görmüyorum.

Biz, doğrudan bu işlemlerin yevmiye defterine yani günlük deftere kayıt edildiği varsayımından hareketle ‘sınıflandırma’ safhasına geçeceğiz. Yani günlük deftere kaydedilmiş işlemleri ilgili hesap kalemleri altında bölümleyip oradan mizanı oluşturacağız. Bu esnada hesapların başında gözüken rakamlar, ilgili hesapların muhasebe kodlarıdır. Tüm ülkede aynı olmak zorunda olan bu kodlar, mizanı oluştururken çok işimize yarayacak.

Şirket faaliyetlerinin sınıflandırılması (Defteri Kebir'e işlenmesi)

Örnekte sıralanan işlemlere göre değil de, kullanacağımız hesapların kodlarının sıralaması doğrultusunda gerekli işlemleri yapacağız.

Hatırlayacağımız üzere, 09 Mart tarihinde bankadaki hesabımızdan 7 bin lira kasaya çekilmiş ancak daha sonra tamamı geri yatırılmıştı. 

Evvela her bilançonun ilk sırasında yer alan ‘Kasa Hesabı’ üzerinde gerçekleşen iki adet işlemi sınıflandırmaya tabi tutalım.

Şirketin fiziki kasasına çekilen nakdin tamamı, geri yatırıldığı için kasada bakiye tutar kalmadı. Örneğin bu kısmını unutmayalım.

Az sonra düzenleyeceğimiz mizanda, bu hesaba yer vereceğiz. Ancak bakiye kalmadığı için bilançoda adı sanı geçmeyecek.

09 Nisan 2008 tarih ve 26842 no.lu Resmi Gazete’de yayımlanan ‘Sermaye Piyasasında Finansal Raporlamaya İlişkin Esaslar Tebliği (Seri:XI, No:29)’ içindeki 4/b bendi hükmüne eklenecek bir kelimelik ‘mizan’ ibaresinin gerekliliğini gösteren bir olgudan bahsediyorum.

Bu kısa not üzerinde detaylıca duracağım. Zaten sayfalar dolusu yazının bütün amacı bu ve benzeri incelikli noktaları yatırımcıya sunabilmek. Şimdi mizanı hazırlamamıza dayanak olacak kebir defterini dökmeye devam edelim.

Sırada ‘bankalar hesabı’ var.

Ortaya çıkan tabloyu biraz açıklamaya çalışalım. Yukarıda Bankalar hesabının kebir defterini görüyorsunuz. Tablonun her iki tarafını terazinin birer kefesi olarak kabul edelim. Sol tarafa, her ne sebeple olursa olsun bankaya yatırılan paraları yazıyor. Sağ tarafa ise çekilenleri.

Raporlama tarihine kadar banka hesabına yatan miktarın toplamı 107.000 TL., çıkan miktar ise 52.000 liradır. Dolayısıyla, bankadaki hesabımızda kalan tutar, 55.000 lira olup aynı zamanda bilançoya yansıyacak rakama ulaşmış olduk.

 Şimdi ise bilanço aktifinde yer alacak diğer hesabımıza geçelim. Yani ‘Ticari Mallar’ hesabı.

Örneği hatırlarsak; satmak amacıyla tanesi 3000 liradan 30 adet bilgisayar satın almıştık. Yukarıdaki ‘Ticari Mallar’ hesabında yani bilinen adıyla stoklarımızda 90 bin liralık ticari mallarımızın girişini görüyorsunuz.

 Bir de araç satın almıştık. Şimdi onun görüntüsünü verelim.

Yine şirket aktifine alınan 60 bin lira değerindeki taşıtımızın kaydını gerçekleştirdikten sonra bu alıma ilişkin banka kredisinin durumuna bakalım.
 Biraz sonra bilançonun pasifinde bulacağınız, banka kredisinin kebir defterine yansıyan hali ise işte bu şekilde olacaktır.

Satın aldığımız bilgisayarların bedelinin yarısını tedarikçimize ödememiştik. Halk arasında bilinen adıyla açık hesap almıştık. Yani bize ticari mal satan firmaya 45 bin lira borcumuz vardı. İşte bu sonucun yasal defterlere yansıyan durumu aşağıda.

45 bin liralık açık hesap borcumuz da, şirket bilançosunun pasifinde yani kısa vadeli borçlar arasındaki yerini almaya hazır.

Son olarak, şirket kuruluşunda taahhüt edilen ve ortaklar tarafından bankaya yatırılan ödenmiş sermayenin durumuna bakalım.

Özkaynaklar bölümü içinde yer alan ödenmiş sermayemizi de sınıflandırmış olduk.

Yazımızın başlarında mizan cetvelini tanımlarken, her muhasebe hesabının borç ve alacak toplamlarının ve bakiyelerinin yer aldığı özet tablosudur demiştik. Yukarıdaki hesapları mizana aktarabiliriz.

Yukarıdaki örnekte verilen bilgiler ışığında mizanımızı düzenledik.

Koca dağı kazdık ve elimizde bir avuç elmas kaldı. Halka açık şirketlerimize ait mizan cetvellerinin açıklanmasını neden istediğimizi sonraki makalemizde okuyabilirsiniz.

Dursun Ali Yazdayaz@finansgundem.com10 Mart 2014, 15:07http://www.finansgundem.com/yazarlar/isin-sirri-mizanda-yazisi/466566